Demandes de destruction des dossiers de candidats inactifs

Demandes de destruction des dossiers de candidats (à l’initiative du client)

Workland procède à la destruction des candidatures uniquement après réception d’une demande formelle de destruction de la part du client. Avant de soumettre une telle demande, le client est encouragé à extraire et à valider les dossiers de candidats concernés au moyen de l’API Raw Data de Workland. Cette exigence garantit que le client dispose d’une visibilité complète sur les données touchées et peut confirmer de façon indépendante l’exactitude et l’exhaustivité de tous les dossiers inactifs proposés à la destruction.

Les demandes de destruction soumises à Workland doivent inclure :

• Le calendrier de conservation applicable ou les règles d’archivage en vigueur ;
• Les périodes exactes définissant la population de dossiers de candidats admissibles à la destruction ;
• La confirmation que le client a récupéré et examiné les ensembles de données pertinents via l’API Raw Data ;
• Une approbation écrite émise par une personne autorisée à demander une destruction au nom du client.

Préparation des listes d’identification des candidats

Afin de préserver la confidentialité et de réduire la manipulation inutile de renseignements personnels, Workland fournit au client une documentation et des directives pour utiliser l’API Raw Data afin de récupérer :

• Les dossiers de candidatures à un emploi ;
• Les métadonnées des candidats pertinentes pour la conservation ;
• Les champs d’état requis pour déterminer l’inclusion ou l’exclusion (p. ex., « Hired/Embauche ») ;
• Les horodatages de soumission ;
• Tout autre champ système nécessaire pour identifier les dossiers admissibles à la destruction.

Le client est responsable d’effectuer une révision complète des données extraites.

Après validation, le client doit soumettre une demande de destruction en faisant référence au(x) ensemble(s) de données récupéré(s) via l’API Raw Data.

Exécution de la destruction sécurisée

Une fois que Workland reçoit une demande de destruction valide confirmant que le client a extrait et examiné les dossiers nécessaires via l’API Raw Data, Workland procédera à la suppression sécurisée de :

• Les dossiers de candidatures inactifs ;
• Les documents et pièces jointes téléversés ;
• Le contenu d’évaluation et les notes ;
• L’historique de messagerie ;
• Toute information permettant d’identifier une personne.

Workland ne conserve que les métadonnées opérationnelles non personnelles associées à ces dossiers de candidature, lorsque cela est requis pour assurer l’intégrité du système et la conformité, sauf si le client demande explicitement une purge complète des métadonnées.

*Le profil du candidat ne fait pas partie de ce processus, puisqu’il appartient au candidat.

Vérification et confirmation après destruction

À l’issue du processus de destruction, Workland émettra une confirmation indiquant :

• La date et l’heure de destruction ;
• Le nombre de dossiers de candidats supprimés ;
• Les étapes de vérification effectuées ;

Aucun renseignement personnel ne sera inclus dans cette confirmation. Workland ne retournera ni ne fournira aucun extrait de données dans le cadre de cette confirmation.

Justification de l’utilisation obligatoire de l’API Raw Data**

Afin d’assurer la conformité aux lois sur la protection de la vie privée et de minimiser la transmission de renseignements personnels entre Workland et ses clients, l’API Raw Data constitue le mécanisme faisant autorité pour permettre aux clients de récupérer et valider leurs données de candidats. Cette approche :

• Élimine l’exposition inutile de renseignements personnels ;
• Réduit les risques opérationnels associés à la préparation manuelle des fichiers ;
• Assure que les clients conservent la pleine propriété et le contrôle de leurs données ;
• Crée un flux de travail de destruction vérifiable, normalisé et aligné sur les exigences de confidentialité.

En conséquence, Workland recommande de transférer les données uniquement par des canaux sécurisés, tels que des plateformes de transfert de fichiers sécurisées et/ou des API authentifiées.