DocuSign

DocuSign (1ère étape)                                                                                                                                         3

L'intégration de DocuSign dans Atlas                                                                                                               14

L'onglet DocuSign dans Atlas                                                                                                                             17

DocuSign dans l'onglet DocuSecur                                                                                                                    27

DocuSign & Atlas

Avec la nouvelle intégration de Docusign dans Atlas, nous avons complètement simplifié les étapes finales de l'étape ultime, qui consiste à recruter les meilleurs talents pour votre organisation.

Les clients de Docusign doivent disposer d'une licence Docusign Business ou Entreprise. Si vous n'êtes pas encore client de Docusign, veuillez démarrer aujourd'hui et l'équipe d'Atlas vous mettra en contact avec Docusign.

Veuillez contacter : support@workland.com

Objet de courriel: Informations sur l'inscription à DocuSign

DocuSign (1ère étape )

Une fois que vous êtes connecté avec votre compte DocuSign, suivez les étapes ci-dessous: 

Création de modèles et de rôles dans DocuSign

Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur 3 lignes, pour accéder aux options du menu.

Cliquez sur les Modèles

Cliquez sur “Nouveau” 

Sélectionnez Créer un modèle

Donnez un titre au modèle (Gabarits) que vous créez et ajoutez une description de votre modèle.

Ensuite, téléchargez les documents 

Une fois que vous avez téléchargé votre/vos document(s), vous avez la possibilité de :

• Remplacer, Renommer, Supprimer, Afficher et plus encore.

Ajouter des destinataires :

Rôle = Ajouter un titre générique ...Candidats, postulants, etc. (Le titre est visible pour les candidats)

Afin d'utiliser Docusign dans Atlas vous devez laisser les champs nom et courriel vides. Ces champs seront remplis lors de l'envoi d'enveloppes dans Atlas.

Nom =     ** Laisser ce champ vide **  
Courriel =   ** Laisser ce champ vide ** 

Doit signer = Sélectionnez l'action que vous souhaitez faire exécuter par le candidat. (votre sélection sera cochée)

 Actions disponibles dans la liste “Doit signer”.

Définir l'ordre de signature: (facultative) = Quel est l'ordre dans lequel vous souhaitez recevoir les signatures, le candidat d'abord, puis les ressources humaines par exemple. Si vous ne définissez pas l'ordre, l'envoi se fera à tous les destinataires en même temps.

Vous pouvez ajouter des destinataires supplémentaires - Il suffit de cliquer à nouveau sur Ajouter un destinataire.

Rôle = Ajouter un titre générique ... Si votre destinataire est une personne de votre organisation vous pouvez ajouter un titre générique tel que: Ressources humaines, etc. (Le titre est visible par le destinataire)

Nom =  ** Laisser ce champ vide **

Courriel =   ** Laisser ce champ vide **

Doit signer = Sélectionnez l'action que vous souhaitez voir réalisée en interne, une signature est-elle nécessaire ? ou à visualiser uniquement ?  (votre sélection sera cochée)

Ajouter un message = Vous pouvez envoyer un message personnalisé ou un message par défaut.

Si vous souhaitez envoyer un courriel "personnalisé", cochez la case “Langue pour chaque destinataire et e‑mail personnalisé” et sélectionnez la langue pour chaque destinataire.

Vous pouvez modifier le titre, sélectionner la langue du candidat et ajouter un message.

Si l'option “Langue pour chaque destinataire et e‑mail personnalisé” n'est pas cochée tous les destinataires recevront le même message. Vous pouvez modifier le titre que le système vous propose par défaut, et ajouter un message.

Vous pouvez également envoyer des rappels automatiques (la configuration initiale ne peut pas être modifiée, sauf si elle est modifiée par un administrateur.)

Cliquez sur Suivant situé en bas à droite de votre page. 

Cette page vous demande de sélectionner l'action attendue dans la liste des destinataires, située en haut à gauche de votre page.

La liste des destinataires figure dans la liste déroulante et est marquée d'une couleur spécifique.

Le candidat (étiquette jaune) est sélectionné (coché).

Pour ce modèle, j'ai déplacé (glissé) de la liste sur le côté gauche, 3 actions que je demande au candidat de compléter. Il est demandé au candidat de signer, parapher et dater le document.

Comme nous sommes dans le profil du candidat, toutes les icônes sont en jaune.

Étape suivante - Allez dans la liste (coin supérieur gauche) et changez de destinataire. Vous remarquerez que le destinataire suivant a un code couleur différent.

Le document montrera les actions demandées au candidat et les actions demandées au second destinataire "les ressources humaines de Workland.".

Cliquez sur "Enregistrer et fermer" situé en bas à droite de votre page.

Vous avez une vue d'ensemble de tous les modèles DocuSign.

L'intégration de DocuSign dans Atlas

Dans l'onglet Modules - Cliquez sur l'onglet Intégration

Cliquez sur Accueil & Intégration "DocuSign" apparaîtra.

Vous devez vous connecter à votre compte DocuSign en cliquant sur  « S’authentifier »

Vous serez dirigé vers la page de connexion de DocuSign. Terminez le processus de connexion en saisissant l'adresse électronique et le mot de passe.

Une fois que vous êtes connecté avec succès, vous verrez que le statut est "Actif".

Il existe 2 différentes façons d'utiliser DocuSign dans Atlas :

 L'onglet DocuSign dans Atlas

Sur la page des profils de candidats sous un poste:

Dans un flux de travail, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs candidats à qui envoyer le modèle DocuSign avec les documents demandant une action, par exemple une signature.

Sélectionnez le ou les modèles (gabarits) DocuSign que vous souhaitez envoyer au candidat pour qu'il les signe/complète. Les modèles et les pièces jointes sont créés au préalable dans votre compte DocuSign.

Une fois que vous avez sélectionné le ou les modèles que vous souhaitez envoyer, vous devrez définir les types de destinataires associés aux rôles de chaque modèle Docusign. Vous devez ensuite confirmer l'ajout de ces modèles.

Pour chaque "modèle" ajouté, vous devez décider du rôle du signataire en choisissant parmi les options proposées : 

3 types de destinataires :  

Candidat: à envoyer au(x) candidat(s) 

Membre du compte : Employé ayant un accès au compte Atlas

Externe: Email et nom du destinataire, à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation n'ayant pas de compte Atlas. Lorsque vous sélectionnez un signataire externe, vous devez cliquer sur "confirmer" pour valider les informations.

• L'adresse courriel de l'expéditeur sera affichée à toutes les parties concernées.

Le premier modèle est le "Formulaire de consentement" . Nous devons décider qui recevra les documents et qui doit signer/compléter. 

Le premier rôle de signataires a été nommé "Candidats" donc nous allons sélectionner Candidat pour le premier signataire. Ça signifie que chaque candidat sélectionné recevra le modèle "Contrat 2023" en premier (ordre d'envoi 1).

Le deuxième rôle de signataire a été nommé responsable des ressources humaines. Si le responsable possède un compte Atlas, sélectionnez "membre du compte". Si le signataire ne possède pas de compte Atlas, sélectionnez "externe" et saisissez ses informations.

Aperçu dans Atlas du formulaire de contrat 2023 (modèle 1)

Dans l'exemple ci-dessus, deux modèles ont été demandés :

Par conséquent, nous répétons les mêmes étapes pour le deuxième modèle "Nouveau Modèle".

Lorsque vous sélectionnez un signataire externe, vous devez cliquer sur "confirmer".

Cliquez sur "Aperçu"

Une fenêtre pop-up apparaîtra avec un aperçu de ce qui a été demandé.

Cliquez sur la flèche pour ouvrir la fenêtre.

Cliquez sur Envoyer pour envoyer les documents.

Une fois l'envoi effectué, un aperçu s'affiche pour chaque candidat. Vous pouvez consulter le "Statut" du document en cliquant sur l'icone info.

Un courriel est envoyé au candidat pour lui demander de signer.

Voici un exemple de l'action que le candidat doit accomplir :

Une fois que le candidat a signé et en fonction de "l’ordre de signature" sélectionné dans DocuSign, un deuxième courriel sera envoyé au deuxième signataire pour signature ou vérification. Un courriel sera également envoyé à “l’expéditeur” pour confirmer que les documents ont été consultés.

• *L'adresse électronique de l'expéditeur sera affichée à toutes les parties concernées. 

Le statut dans Atlas sera également mis à jour de "Envoyé" à "Terminé”

Pour afficher les enveloppes DocuSign envoyées dans un profil de candidat, cliquez sur l'icône "action" dans Atlas

Ensuite, cliquez sur l'icône DocuSign

Vous aurez alors un aperçu des enveloppes DocuSign envoyées à ce candidat avec les statuts de ce qui a été envoyé/complété, etc.

 DocuSign dans l'onglet DocuSecur 

Utilisation de DocuSign dans DoceSecur

Reportez-vous à la section "Onglet DocuSign" pour obtenir des informations détaillées sur l'utilisation de l'onglet DocuSecur d'Atlas.

Lorsque vous êtes dans le profil d'un candidat, que vous utilisez "DocuSecur" et que vous ajoutez un document à envoyer via DocuSecur, vous avez la possibilité d'ajouter un modèle Docusign:

Cette case n'apparaîtra que si vous avez ajouté un document DocuSecur dans le champ Demandes de documents.

Aperçu de la page

Une fois que vous avez sélectionné votre document DocuSecur et coché la case "Souhaitez-vous joindre un modèle DocuSign à votre document", la liste des modèles Docusign apparaîtra.

Sélectionnez la liste des modèles DocuSign que vous souhaitez utiliser (qui ont déjà été créés dans DocuSign directement).

Une fois que vous avez sélectionné les modèles DocuSecur et DocuSign vous serez invité à remplir les rôles du signataire 1 et du signataire 2. Vous devez cliquer sur "Joindre". Une fois attaché ça inquera "Joint".

Vous verrez que le modèle a été joint, vous avez également l'option de "supprimer".

Vous pouvez également ajouter plusieurs documents DocuSign en cliquant sur le signe plus.

Si vous cliquez sur l'icône "aperçu", vous obtiendrez une description des documents DocuSecur et des modèles DocuSign

Prévisualisez et une fois les informations validées, cliquez sur ENVOYER

Un aperçu des statuts DocuSecur et des statuts DocuSign sera disponible

Codes d'erreurs possibles dans ATLAS/DocuSign

Le modèle DocuSign sélectionné n'a pas de signataires définis. Afin d'utiliser ce modèle, veuillez d'abord ajouter un ou plusieurs signataires dans votre compte Docusign.

 Veuillez vérifier les destinataires pour le modèle DocuSign sélectionné. Un type de destinataire candidat doit être sélectionné.

  Afin d'utiliser ce modèle, assurez-vous d'ajouter un rôle de signataire et/ou un ordre d'envoi à tous ses signataires dans votre compte Docusign.

État des enveloppes 

Toutes les enveloppes que vous créez ou recevez via DocuSign possèdent un état. L’état indique l’état actuel de la transaction. Cette liste définit tous les états possibles :

Brouillon. Pour une enveloppe que vous avez créée puis enregistrée sans l’envoyer. Les enveloppes à l’état de brouillon sont stockées dans votre compte pour 30 jours à compter de leur création. Après 30 jours, les projets sont retirés de votre compte et nettoyés du système.

Envoyée. La notification par e‑mail a été envoyée à au moins un destinataire. L’enveloppe conserve cet état tant que tous les destinataires n’ont pas consulté les documents. (Visible uniquement dans Rapports et Historique)

Remis. Tous les destinataires ont consulté les documents. (Visible uniquement dans Rapports et Historique)

En attente de signatures. L’enveloppe possède au moins un destinataire qui n’a pas encore complété son action. L’état des destinataires dans la vue Détails indique si les destinataires restant doivent signer (Doit signer) ou consulter (Doit consulter). De la page Gérer, vous pouvez voir à qui c’est le tour de signer en passant le curseur au-dessus de l’état.

Doit signer. Vous êtes un destinataire et vous devez signer.

Doit consulter. En tant que destinataire de livraison certifiée, vous devez examiner le document.

Correction en cours. L’expéditeur a commencé de corriger une enveloppe en cours de traitement et n’a pas encore enregistré ses modifications. Dans cet État, tous les signataires restants ne peuvent consulter ou signer. L’expéditeur doit enregistrer ou annuler ses modifications pour déplacer l’enveloppe de son état de Correction.

Invalidée. L’expéditeur a annulé l’enveloppe avant qu’elle ne soit complétée. Les destinataires ne peuvent plus consulter ni signer le document. Les documents invalidés apparaissent dans votre compte d’envoi comme étant invalidés. Vous pouvez toujours consulter et afficher le document mais il portera le filigrane « INVALIDÉ ».

Refusée. Un signataire a refusé de signer.

Complétée. Une enveloppe est complétée une fois que tous les destinataires ont complété leurs actions.

Expiré. Un document qui a dépassé la période d’expiration qui lui a été définie sans être complété expirera. Les destinataires ne peuvent plus consulter ou signer un document expiré. Les documents expirés apparaissent dans votre compte d’envoi comme étant invalidés. Vous pouvez toujours consulter et afficher le document mais il portera le filigrane « INVALIDÉ ».

Échec de remise. Le destinataire n’a pas reçu la notification par e-mail. Examinez les Détails pour voir quel état de destinataire est répertorié comme Réponse automatique. Pour le destinataire, vérifiez l’adresse e‑mail que vous avez saisie et corrigez le document afin de résoudre toute erreur. De la page Gérer, vous pouvez voir pour quel destinataire la livraison a échoué en passant le curseur au-dessus de l’état d’avertissement.

Échec de l’authentification. Au moins un signataire n’a pas réussi à s’authentifier. Vous pouvez soit envoyer un rappel aux destinataires, pour leur donner une autre chance d’accéder à l’enveloppe en s’authentifiant. Ou vous pouvez corriger l’enveloppe et modifier le paramètre d’authentification. L’historique de l’enveloppe fournit des détails supplémentaires sur l’échec de l’authentification.

Complétée ou invalidée – Nettoyage à venir. Cet état indique que votre compte utilise la conservation des documents pour nettoyer du système les enveloppes complétées ou invalidées après une période de détention fixe. Voir Nettoyage des documents pour plus d’informations.

Complétée ou invalidée – Nettoyé. Votre stratégie de conservation de document compte met en place un processus de nettoyage des enveloppes. La période de rétention du nettoyage est terminée et les documents de l’enveloppe ont été purgés du système. Voir Nettoyage des documents pour plus d’informations.

Pour toute question, veuillez nous envoyer un courriel à support@workland.com.